|
Det skal være en (1) mappe pr elev innenfor en (fylkes)kommune - det må bestemmes hvor originalmappa skal være; sentralt eller på skolen. Dette må hver enkelt kommune ta stilling til selv. I Lebesby kommune skilles det mellom elevmapper som er opprettet i forbindelse med søknader til spesialpedagogiske tiltak og elevmapper som opprettes ved den enkelte skole. SU-mapper er elektronisk og fysisk lagret på opplæringskontoret. Elevmapper på skolene er papirbasert og oppbevares ved den enkelte skole der eleven går. Ansvar for at arkivet blir håndtert riktig: (Fylkes)rådmann. Samarbeid med andre, egne juridiske organ: daglig leder for organet ansvarlig. Barnehage og skole styres av to ulike særlover (barnehageloven og opplæringsloven). Dokumenter som har betydning for videre oppfølging og opplæring kan kun kopieres og overføres fra barnehagen til skolen etter foreldrenes samtykke. Dersom foreldre motsetter seg overføring noteres dette på barnets mappe. Elevmapper kan fritt følge eleven innenfor grunnskoler i en kommune. Dersom en elev flytter fra kommunen tar en kopi av elevmappa og sender over. Sensitiv informasjon sendes etter samtykke. Disiplinærsaker sendes aldri med mindre dette er årsaken til at eleven flytter. Når eleven går fra gunnskolen til videregående (VGS) kopieres nødvendig dokumentasjon og sendes over - sensitiv informasjon kopieres etter samtykke. All dokumentasjon med rettslig betydning for eleven skal oppbevares på elevens mappe. Både hvis du har papirarkiv og hvis du har elektronisk arkiv. For å lagre informasjon med sensitivt innhold i en elektronisk elevmappe må du ha en sikker sone som elevmappene er i. Dersom du ikke har sikker sone må du oppbevare sensitiv informasjon på papir. Fullelektronisk arkiv? I så fall skal hoveddokumentet i en sak alltid være elektronisk, mens vedlegg gjerne kan være på papir. Skoler arbeider med mye sensitiv informasjon, og bruker derfor ofte flere fagsystem. Fagsystem og sak-/arkivsystem bør integreres. Fagsystem er ofte brukt til å dokumentere sensitiv informasjon, en må huske at uansett hvor informasjonen finnes - dersom den har rettslig betydning for eleven og kommunen/fylkeskommunen må informasjonen journalføres. |