| Arkivplanen gjev bindande retningsliner for all handsaming av informasjon og dokumentasjon i Årdal kommune.
Oppbygging av arkivplanen:
For at det skal være enkelt for alle å finne fram i arkivplanen, er ansvar og rutiner oppdelt for leiar, sakshandsamar og arkivpersonale. Spesialrutinar er forklart for seg og ligg direkte i venstremenyen.
Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for rutinane/retningslinene. Arkivplanen skal bidra til at kommunen ivaretek arkivansvaret sitt etter § 6 i arkivlova:
Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.
Rådmannen har det overordna administrative ansvaret for kommunen sitt arkiv og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter. Dette er presisert i Forskrift om offentleg arkiv, § 1-1, arkivansvaret i offentlege organ:
Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova § 23.
Oppdatering av arkivplanenOppdatering av arkivplanen skal skje minst kvart 4. år og ved endringar som:
- ved omfattande omorganisering av kommunen
- det blir oppretta og teke i bruk nye fagsystem
- etter kvart kommuneval
Arkivansvarleg skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivarbeid i god tid før dei blir sett i verk. Arkivet har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få.
|