|
Arkivtjenesten er lokalisert på rådhuset. Inngående post skal leveres til arkivtjenesten, som er ansvarlig for behandling av all post til alle enheter i kommunen før den går til saksbehandling. Personlig adressert post, dvs. når personnavn er nevnt før navnet til den kommunale enheten, skal leveres uåpnet til rette vedkommende, med mindre det er gjort en skriftlig avtale om noe annet. Medarbeidere som mottar personlig adressert post som viser seg å være sakspost til organet, skal straks levere denne til arkivtjenesten for registrering. Denne regelen er medieuavhengig og gjelder også for telefaks og elektronisk post. Telefaks og e-post skal behandles som vanlig post. Telefaks og e-post skal skrives ut på godkjent papir, dersom arkivtjenesten godkjenner disse som saksdokumenter. E-post til sentralt postmottak skal åpnes av arkivtjenesten (arkivforskriften §3.2.ledd). Arkivverdig e-post skal journalføres av arkivtjenesten før den fordeles. Arkivtjenesten må ta stilling til om meldingen, vedlegget eller begge deler skal journalføres. Personlig adressert e-post videesendes direkte til mottaker. Inngående post skrives ut og stemples for oppbevaring i arkivmappe. Utgående arkivverdig post skrives ut og stemples for oppbevaring i arkivmappe. Dersom en saksbehandler mottar journalverdig e-post, har saksbehandler adgang til selv å journalføre denne. Ved tvil kontaktes arkivtjenesten. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om posten må anses som et arkivverdig dokument. Det skal ikke benyttes automatisk kvittering for mottatt e-post. Det er saksbehandlers ansvar å gi tilbakemelding dersom avsender krever bekreftelse på mottak av e-post innen en oppgitt tidsfrist. Arkivuverdig post som reklame, invitasjoner, rundskriv etc som mottas sorteres ut og sendes direkte til gjeldende avdeling/etat. Så lenge det ikke foreligger tilfredsstillende krypteringsordninger, er det forbudt å sende sensitive opplysninger via e-post. Kommunen bør likeledes prøve å forebygge at privatpersoner sender sensitiv informasjon elektronisk, f.eks. ved at kontaktinformasjonen på kommunens hjemmesider suppleres med en advarsel mot sikkerhetsrisiko ved denne typen bruk av e-post. |