|
Offentliggjøring
Offentlig journal gir grunnlag for å identifisere saker og dokumenter. Offentlighetslovens § 2 sier at "forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov". Rissa kommune praktiserer meroffentlighetsprinsippet og ser det som svært viktig å gi god informasjon om kommunen sitt arbeid, og på den måten kunne bedre kunnskapen om hva kommunen driver med. Alle offentlige I og U dokumenter (tekstdokumenter) produsert i Rissa kommune blir automatisk lagt ut på kommunens hjemmeside straks de er journalført ihht. vedtatte rutiner. Arkivleder/arkivet har ansvaret for å ta ut og kvalitetssikre felles offentlig journal for hele kommunen. Offentlig journal sjekkes påfølgende arbeidsdag og legges på internett/hjemmesiden med ukesintervall påfølgende uke. Mandager sjekkes offentlig journal for fredag, lørdag og søndag. Journalen skal være utformet slik at den gir oversikt over alle inn (I)- og utgående (U) brev, samtidig som konfidensielle opplysninger er skjermet for innsyn.
Innsynbegjæring
Rissa kommune praktiserer meroffentlighetsprinsippet. Offentlighetsvurderingen foretas av den enkelte enhet der rådmannen, lederen eller den som har fått fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokument som skal unntas fra offentlig innsyn. Unntakene blir registrert i ePhorte med lovhjemmel. Dokumenter som er vurdert eller skal vurderes unntatt offentlighet, gis også tilgangskode i systemet. For slike dokumenter tas det avgjørelse om innsyn i det enkelte tilfellet når det foreligger en begjæring. Arkivtjenesten behandler innsynsbegjæring i samarbeid med leder/saksbehandler og ekspederer kopi av saksdokumenter til presse/publikum.
Forvaltningslovens § 18 1. ledd: (partenes adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter)
"En part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter for så vidt ikke annet følger av reglene i denne paragraf eller § 19. Dette gjelder også etter at det er truffet vedtak i saken." Tilgjengelighet av offentlig journal Jfr datatilsynets uttalelser i henhold til forskrift til ny offentlighetslov (av 01.07.08), vil tilgjengeligheten til kommunens journaler på internett være begrenset til 12 måneder. Sikkerhetsrutine NB! Sikkerhetsrutine for behandling av publikumsmodulen ved eventuelle feil (se under: Rutiner - elektronisk arkiv og innstruks - "interne ansvarsforhold, rutiner og rettigheter"). Rissa kommune har ikke publikumsmodulen, men vil bli lagt inn i nærmeste framtid. |