|
Formål: Rutinen skal legge forholdene til rette for elektronisk arkivering av saksdokumenter i Gran kommune. Beskrivelse: Alle journalførte hoveddokumenter i en sak skal lagres elektronisk for at saken skal kunne regnes som elektronisk arkivert. Dette gjelder både inn- og utgående dokumenter og interne dokumenter. Vedlegg regnes vanligvis ikke som hoveddokument. Vedlegg som ikke kan skannes, legges i et eget fysisk vedleggsarkiv. Ansvar: Ledere, saksbehandlere og dokumentsenteret. I journalen skal en registrere alle inngående og utgående dokument som regnes som saksdokument for organet dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, jfr arkivforskriften § 2-6 Alle dokumenter, også vedlegg, produsert av leder/saksbehandler, skal lagres elektronisk. Alle inngående dokumenter journalføres og skannes. Vedlegg som ikke kan skannes, legges i fysisk vedleggsarkiv. Det skrives i tillegg merknad i notatfeltet i 360. Avtaler: Avtaler underskrevet av to parter som er journalført og skannet er like bindende som originaldokumenter. Oppbevaring på papir:
- Avtaler/kontrakter
- Forsikringsavtaler
- Leasingavtaler
- KLP avtaler) oppbevares i original så lenge de har varighet
- Garantier som skal returneres - oppbevares i original til de sendes tilbake.
- Dokumenter som er skrevet på originalpapir, oppbevares på papir.
- Forseglede kontrakter kan ikke skannes - oppbevares.
Definisjoner:
Noark
Standard for elektroniske journal- og arkivsystemer i offentlig forvaltning.
Elektronisk sakarkiv
Arkiv hvor virksomhetens saksdokumenter, både egenproduserte og de som er mottatt fra andre, lagres elektronisk i tilknytning til et Noark-basert arkivsystem. Det er den elektroniske versjonen av dokumentet og ikke papirversjonen som regnes som arkiveksemplar.
Arkivdel
En definert del av et arkiv hvor alt materiale er inndelt og ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp.
Arkivsystem
Elektronisk system som benyttes til å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumenter som inngår i et arkiv.
Arkivering på papir
Hele saken arkiveres samlet på papir dersom det er umulig å skanne et hoveddokument og dermed ikke mulig å oppbevare det i elektronisk form. Hele saken arkiveres samlet på papir dersom et hoveddokument på grunnlag av lovbestemte formkrav, for eksempel om håndskrevet signatur, eller andre juridiske hensyn krever at papirversjonen bevares.
Lagring i elektronisk dokumentlager
Lagring i et elektronisk dokumentlager uten tilknytning til et Noark-basert arkivsystem godkjennes ikke som elektronisk arkivering av arkivverdige dokumenter.
Kvalitet på skannede dokumenter
Innskannede arkivverdige dokumenter skal være av god lesekvalitet og må derfor ha en oppløsning som ikke reduserer lesbarheten.
Konvertering
Egenproduserte dokumenter konverteres automatisk til arkivformat når dokumentet er journalført.
Papirdokumenter
Distribusjon av papirdokumenter til saksbehandlerne bør normalt ikke finne sted etter at elektronisk sakarkiv er innført.
- Dagsenter for psykisk helse (legges i skranke på kommunetorget som før)
- Bibliotek (legges i skranke på kommunetorget som før)
Ikke-kommunale kontorer:
- Fellesrådet
- Legevakt
- Jaren Legesenter
- Fagforbundet
- Delta
- Utdanningsforbundet
Grovsortering i Kommunetorget av post som leveres mellom 9:00 og 10:00:
- Reklame, tidsskrifter, blader og navngitt post (hvis personens navn står over/foran Gran kommune) legges direkte i hyller.
- All post som skal til Barnevern, Helsesøster, Fysio- og ergoterapeuter, Tildelingsenheten, Helse- og omsorg, Psykisk Helse, PP-tjenesten.
- All annen post sorteres i rød post kasse fra posten. Dokumentsenteret sorterer det som ligger i rød kasse merket intern post. Kommunetorget gir melding/ringer til den som har dagens post, nr.1 på listen, er ikke nr. 1 kommet kontaktes nr.2 på listen.
- Post til ikke kommunale kontorene legges direkte i posthyllen.
Post som blir levert direkte til en virksomhet/avdeling og skal journalføres:
- Post som skal journalføres legges i internkonvolutt og sendes dokumentsenteret.
Finsortering i dokumentsenteret av «all annen post»:
- All post åpnes å datostemples med dagens dato.
- Post som ikke skal journalføres legges direkte i posthyller i postrommet (ved Kommunetorget) innen kl.1000.
- Post som skal journalføres fordeles i virksomhetshyller på post/arkivrommet i Dokumentsenteret.
- Post som blir ferdig journalført i løpet av dagen tas med ned på postrommet kl. 1330.
Post inn til Gran kommune i løpet av dagen på kommunetorget eller ved virksomheter/avdelinger:
- Alle post som kommer inn i løpet av dagen legges i rød kasse (ikke i hyller) i påvente av sortering dagen etter (grovsortering/finsortering). Rød kasse skal stå på postrommet.
- Ta med post fra den røde kassen fra postrommet når vi henter post til frankering kl.1330. Denne posten kan legges i egen hylle på arkivrommet (post til fordeling) og åpnes samme dag eller tidlig neste morgen.
Post til frankering:
- Post til frankering legges i gul mappe merket med virksomhetens / avdelingens navn
- Gul mappe legges i blå frankeringskasse på Postrommet senest kl 13:30
- Store forsendelser skal leveres tidligere på dagen, eller etter avtale med dokumentsenteret hvis det skal ut samme dag.
- Ved frankering skal det være en kasse for A post og en kasse for B post.
|