|
Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase. Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir bevart. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er registrert i sak-/arkivsystem eller riktig fagsystem. Saksbehandlerne skal derfor:
- Selv importere e-post i sak-/arkivsystem dersom den inngår i saksbehandlingen. Se rutine for sak-/arkivsystem.
- Ha ansvaret for at papirbasert sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivtjenesten for journalføring og skanning.
- Ha ansvaret for at all sakspost blir skrevet i sak-/arkivsystem eller riktig fagsystem. Fagsystem: Dersom saksbehandler journalfører og ekspederer selv, skal kopi av utgående brev og interne notater sendes til arkivtjenesten for arkivlegging. Disse reglene gjelder også faks, e-post og mms.
- All saksbehandling skal skje i sak-/arkivsystem, eller i avdelingenes fagsystem. Saksbehandler registrerer selv utgående brev, registreringen autoriseres av arkivtjenesten.
- Fagsystem: Saksmapper som leveres til arkivtjenesten for arkivlegging, skal være renset for dubletter, kladder o.l. Mappen skal være komplett og inneholde all nødvendig dokumentasjon.
- Saksbehandlerne har ansvaret for at materiale de låner fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånsfristen er 4 uker. Når det er behov for å låne en sak over lengre tid, må arkivtjenesten få melding om dette. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet.
- Saksbehandler har ansvar for å gi beskjed til arkivet dersom post er registrert feil (feil sak, saksbehandler etc).
Saksbehandlingsrutiner.Jfr. rådhusguiden
- Saksbehandler har selv ansvar for at brev/saker er ferdigstilt slik:
- Brev som støttetjenesten skal ekspedere videre må medsendes klare beskjeder.
- Alternativ 1: Brevet skal være påført journalnr., kopiert over på papir med kommunevåpen i blått/sølv, underskrevet, evt. vedlegg funnet fram og brevet er påført hvem som skal ha kopi.
- Alternativ 2: Saksbehandler gjør ferdig brevet evt. parter, legger i brevkonvolutt slik at de er klart for frankering.
- Dersom ting skal gjøres annerledes, må det settes på lapp med klar beskjed.
- Originalt brev med journalnr skal være på papir med kommunevåpen i blått/sølv og ha original underskrift.
- Det skal ikke brukes maler med svart kommunevåpen.
- Oppfølging av saker som har vært til politisk behandling, inkl. ekspedering, gjøres av saksbehandler eller av politisk sekretariat etter beskjed fra saksbehandler.
- Kvinesdal kommune er et forvaltningsorgan. Det betyr at en del interne dokumenter er unntatt offentlighet. Saksbehandler må være spesielt oppmerksom på interne dokumenter som skal registreres.
- Mottatte fakturaer blir stemplet ved mottak. Disse sendes Kommunekassen for skanning i Agresso.
- Saksbehandler møter i utvalgene til sine saker, eller avtaler med rådmann/kommunalsjef
|
|