|
Inderøy kommune har følgende arkivstruktur:
1 arkiv, 1 arkivskaper: Inderøy kommune
2 journalførende enheter: Inderøy kommune og Invest Regnsakp og Lønn. INVEST er idag en del av Inderøy kommunes arkiv - som en journalførende enhet. INVEST er et eget rettssubjekt og skulle hatt et eget arkiv i databasen. Planlegges endret ved neste periodisering.
Fullelektronisk arkiv:
Inderøy kommune innførte fullelektronisk arkiv og saksbehandling 01.01.2012, og benytter ePhorte til arkivering og saksbehandling. Kommunen tar ikke vare på papirdokumentene. Disse skal oppbevares i tre måneder før kassasjon. Prøveavleverilng er imidlertid ikke gjennomført, så inntil videre blir alle innskannede dokumenter tatt vare på og ligger sortert på journalført dato.
Sentralt postmottak:
Kommunen har et sentralisert postmottak, men også ytre enheter mottar post og har muligheten til å registrere dette i ePhorte eller fagsystem knyttet til enheten.
Arkivet skanner inngående sakspost, journalfører det som er arkivverdig, legger eventuelt inn hjemmel for unntak fra offentligheten (gjøres også av saksbehandler) og fordeler så posten direkte på saksbehandler hvis kjent. Ved usikkerhet fordeles posten til fagansvarlig/enhetsleder. Saksbehandler har ved feil tildeling mulighet, og ansvar, for å endre saksbehandler i ePhorte direkte.
Innskannede dokumenter konverteres til PDF/A ved journalføring. Alle andre dokumenter blir også konvertert til PDF/A ved journalføring. Dette gjøres av arkivet når journalposten er gitt status F (ferdig) av saksbehandler.
Personlig adressert post åpnes ikke av arkivtjenesten. Er det saksrelatert post blir det midlertidig registrert av den enkelte saksbehandler, arkivet journalfører på vanlig måte.
Inderøy kommune har integrert e-post i sak-/arkivsystemet, og saksbehandler kan selv registrere/importere personlig adressert e-post når denne er saksdokumentasjon. Saksbehandler ekspederer selv både via e-post og pr papir.
Kommunen benytter dokumentflyt på byggesaker i ePhorte. Det er lagt planer for å innlemme ansettelser når det gjelder både godkjennelsesprosessen og saksflyt for saksbehandlingen.
Kommunen bruker ikke elektronisk signatur. |