Dokumentasjon og saksbehandling

Fordeling og saksbehandling

Dokumenter som mottas av leder/saksbehandler

Direkte overleverte saksdokumenter

Saksdokumenter som blir direkte overlevert til saksbehandler/leder må overleveres til arkivet for skanning,  journalføring og fordeling før saksbehandling iverksettes.

Dette gjelder uavhengig av på hvilken måte dokumentene er kommet saksbehandler i hende (faks, e-post, direkte overlevering av papirdokument etc.).

Personlig adressert post

Personlig adressert post som viser seg å være et saksdokument skal umiddelbart overleveres til arkivet for skanning og journalføring.

Medarbeidere som mottar personlig adressert post som viser seg å være til organet, skal straks levere denne til arkivtjenesten for registrering. Denne regelen er medieuavhengig og gjelder også for telefaks og elektronisk post. Det kan inngås skriftlige avtaler om at personlig adressert post kan åpnes av arkivtjenesten.

Personlig adressert e-post

Hva som er journalføringspliktig beskrives i arkivforskriften kap. II, del B, § 2-6.

Et dokument må regnes som et saksdokument for organet, dersom det er gjenstand for saksbehandling og/eller har verdi som dokumentasjon.

Dersom en saksbehandler mottar journalverdig e-post, skal denne importeres til sak- arkivsystemet.  Enten av saksbehandler selv som bruker integrasjonsgrensesnittet: Outlook ePhorte eller ved å videresende til postmottaket for journalføring. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om eposten må anses som et arkivverdig dokument. Er saksbehandler i tvil, må arkivtjenesten kontaktes.

Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid.  Dette skal gjøres ved bruk av funksjonen i e- postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis.

Post som ikke er journalført

Hvis saksbehandler/leder har mottatt dokumenter som ikke er journalført (eks rundskriv, møteinnkallinger) og ser at det har et innhold eller er av en karakterer som gjør at de vil starte en saksbehandlingsprosess, skal dokumentet returneres til arkivet for skanning og journalføring.

Hastesaker

Inngående saksdokumenter skal journalføres før saksbehandling starter.

Viser til Arkivlova med forskrifter § 3-5

”Saksdokument skal registrerast i journalen før dei går til saksbehandling. Dette gjeld også for hastesaker, sjølv om desse kan vere underlagt særskilde behandlingsprosedyrar”

Dokumentene må leveres arkivtjenesten for journalføring før saksbehandling starter.

Journalføring av saksdokumenter

Alle plikter å kontrollere at saksdokumentet er registrert i riktig sak. Hvis dokumenter skal flyttes eller kopieres til en annen sak, kan saksbehandler gjøre dette hvor han/hun er saksansvarlig. Gjelder saken andre saksbehandlere, skal arkivet kontaktes for å flytte/kopiere dokumentet over til riktig sak.

Ved unntatt offentlighetssaker skal det kontrolleres at riktig tilgangskode er påført, samt hvilken tekst og felt som skal skjermes.

Fordeling / omfordeling av saksdokumenter

Ved registreringen av innkommende dokumenter kan arkivtjenesten fordele direkte til saksbehandler hvis denne er kjent. Hvis ikke, fordeles dokumentet til virksomhetsleder.

Virksomhetsleder fordeler ufordelte journalposter i egen virksomhet. 

Virksomhetsleder kan også omfordele sine egne mottatte journalposter , dvs. registrere ny saksbehandler på journalført post. 

Ved påført feil virksomhetsområde kan saksansvarlig videresende til riktig virksomhet, eller arkivet kan kontaktes for omfordeling.

Hvis journalposten er påført feil saksbehandler skal virksomhetsleder kontaktes for omfordeling, om den har stått registrert på feil saksbehandler over tid.

Vurdering av offentlighet

Leder/saksbehandler har plikt til å kontrollere tilgangskode og anvendt hjemmel som er påført journalførte dokumenter. Meroffentlighetsprinsippet skal bestrebes iht Offentlighetsloven.

Avskrive / besvare restanser

Alle brukere har ansvar for og skal følge opp saksdokumenter med restanse ved å utføre søket ”Mine restanser” daglig. En restanse er et mottatt saksdokument som ikke er endeling avskrevet / besvart.

Følgende avskrivningsmåter kan benyttes:

Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning.

Oppretting av ny sak

Det skal ikke opprettes en ny sak for å besvare et mottatt saksdokument.

Unntak : hvis dokumentet danner avslutning av en eksisterende sak og dokumentets innhold tilsier at det startes et nytt saksforløp. F. eks. hvis kommunestyret ber om at igangsettes utredning av en ny kommunal barnehage i forbindelse med en sak som i utgangspunktet omhandlet behandling av årsmelding for barnehagesektoren.

Nye saker skal kun opprettes i de tilfeller hvor saksbehandler selv tar initiativet til å starte et saksforløp. Saken får da statusen ”Reservert” med statuskode R.

Oppretting av nytt saksdokument

Saksdokumenter som er / skal journalføres kalles en journalpost. Det er anledning til å opprette følgende type journalposter:

Baseinterne dokumenter:

Dokumenter opprettet i NOARK-basen og som sendes mellom virksomheter i samme database.

Organinterne dokumenter:

Viser til Arkivloven med forskrifter § 2-6

”Organinterne dokumenter registrer organet i journalen så langt organet finn det tenleg” . Når disse er ført vil offentlighetsloven tre i kraft.

Offentlighetsloven § 5 – Unntak for interne dokumenter ; viser hvilke interne dokumenter som kan unntas fra offentligheten.

N-dokumenter legges ikke ut på den offentlige journalen.

Journalføring og ekspedering av utgående brev og interne notat

Alle utgående brev og andre saksdokumenter som er produserte internt, skal journalføres i Ephorte.

Saksbehandler har primæransvaret for å journalføre utgående brev og interne notat, utredninger og framlegg til vedtak og samtidig avskrive inngående brev som er besvart.

Saksbehandleren kontakter arkivet hvis en ønsker å opprette ny kortkode i kontaktregisteret.

Ønsker saksbehandler å opprette nytt prosjekt kontaktes arkivet for opprettelse, og saksbehandler har ansvar for at dokumenter i prosjektet påføres prosjektkode.

Saksbehandleren merker saken med ”Kan avsluttes” når egne saker skal avsluttes. Da overtar arkivet saken og overfører dette til elektronisk arkiv.

Brev som er unntatt offentlighet skal ikke sendes med faks eller som e-post, med mindre det benyttes kryptering.

Journalverdig utgående post skal enten sendes som ordinær post eller som E-post.

Hvis et saksdokument inneholder informasjon som er unntatt offentlighet, plikter saksbehandler å registrere tilgangskode og hjemmel på dokumentet ved oppretting.

Saksframlegg

Saksframlegg til politiske utvalg skal opprettes som en ny  journalpost med dokumenttype S. Saksbehandler skal avklare hvilke utvalg som saksfremlegget skal fremmes for i samråd med virksomhetslederleder.

Saksbehandler plikter å registrere parter i saken.

Saksbehandler registrer eventuelle kopimottakere.

Når saksframlegget er ferdig skrevet skal utredning og innstilling videre til virksomhetsleder  eller rådmann for kontroll og godkjenning.

Hvis saksframlegget skal kontrolleres av virksomhetsleder settes behandlingsstatus til statuskode SU og journalstatus til  F.

Virksomhetsleder søker frem alle saker med behandlingsstatus SU og  journalstatus F. Ved kontroll ok settes behandlingsstatus til RE og journalstatus G for til godkjenning.

Hvis saksframlegget skal direkte til rådmann for godkjenning settes behandlingsstatus til RE og journalstatus til G for til godkjenning.

Rådmannen søker frem alle saker med behandlingsstatus RE  og journalstatus G til godkjenning og setter behandlingsstatus KL og journalstatus F.

Vedlegg som ikke er elektronisk arkivert må hentes i støttearkivet.

Ønsker en  at vedtaket blir beskyttet ved generering av offentlig møteprotokoll legges tilgangskode på behandlingen i et saksframlegg.

Ved å sette tilgangskode på  journalpost opprettet som S dokument ønsker en å unnta hele dokumentet fra offentlig møteinnkalling.

Delegerte saker

Det vises til vedtatt delegasjonsreglement for Innherred Samkommune, Verdal kommune og Levanger kommune.

Delegerte saker opprettes med dokumenttype U. Saksbehandler registrerer opplysninger i behandlingsbildet med sakstype DS og utvalgets navn.

Behandlingsstatus  settes til KL hvis saken skal refereres. Utvalgssekretæren får   da et signal om at vedtaket kan refereres for politisk utvalg.

Saksbehandler registrerer eventuelle kopimottakere.

Saksbehandler sender ut dokumentet og setter status E for ekspedert .

Saksbehandler sender kopi av brevet til kopimottakerne.

Ekspedisjon / ferdigstilling av saksdokumenter

Alle brukere plikter å følge og ferdigstille saksdokumenter som er under utarbeidelse ved å utføre søket ” Mine konsepter”. Disse har status R.

Dokumentene vurderes og eventuelt ferdigstilles. Status endres da til F for ferdig.

(saksfremlegg – se eget avsnitt; saksfremlegg)

Saksdokumenter som er ferdigstilt skal skrives ut og underskrives av saksbehandler før ekspedering. Hvis saksdokumenter ekspederes med e-post eller faks, skal originaldokument med underskrift ettersendes til mottaker.

Brev med original underskrift ekspederes av saksbehandler.

Status for journalposten skal settes til E – Ekspedert. Dette innebærer at en gir klarsignal til arkivet om at dokumentet kan journalføres.

Ved ekspedering via fax og e-post skal saksdokumentet ettersendes.

Avslutning av saker

Saker skal markeres som avsluttet når en ikke regner med at det vil være behov for å registrere nye saksdokumenter i saken. Saksbehandler registrerer Saken kan Avsluttes i merknadsfeltet på saksmappa.

En må være oppmerksom på at saker kan gjenåpnes av arkivet ved behov.