|
Med periodisering meiner vi at innhaldet i eit arkiv eller ein arkivserie vert inndelt i tidsbolkar eller arkivperiodar. Arkivlova krev periodisering for ein del av arkiv (§§3-12 til 3-17). Føremålet med periodisering er å få eit systematisk oversyn over arkiva i høve til kva tidsperiode dei vart nytta. Dette lettar framfinning av dokument produsert attende i tid. Periodisering vert nytta hovudsakleg på møtebøker, kopibøker, brevjournalar og ein del ytre registerseriar. I tillegg til desse, nyttar ein periodisering på saksarkiv. Arkiv ordna på objekt nyttar i regelen ikkje periodisering. Periodiseringa kan skje ved kvart val, overgang frå eit arkivsystem til et anna, ved organisatoriske endringar og endring av arkivnøkkel. Lengda på perioden kan variere alt etter serietype og storleik på den eininga som nyttar arkivserien. Vi har to måtar å periodisere på; setje eit skarpt skilje, eller å ha ein overlappingsperiode. Skarpt skilje: Ved omorganisering, skifte arkivnøkkel eller bruk av nytt sak/arkiv-system, nyttar ein skarpt periodeskilje. Ved skarpt periodeskilje overfører ein ikkje saker, men oppretter nye saker uavhengig av om saka er handsama i den førre perioden. Det vert lagt inn merknad eller referanse mellom sakene for lettare gjennfinning og samanheng. Periodisering fysisk arkiv: Når ein periode vert avlutta set vi strek i saksarkivet (t.d. ved overgang til fullelektronisk arkiv). No skal ingen nye arkivdokument arkivleggjast i denne bolken. Arkivmaterialet kan verte ståande i arkivskåpet. |