|
Helse og omsorgstorget ( Heretter kalt HOT ) får levert posten uåpnet. Det som skal skannes til Visma Profil blir sortert og lagt i hyllen til de merkantile ved HOT. Prosedyre: Postmottak, registrering og arkivering – Visma Profil
- MÅL
Sikre at inngående / utgående dokument og saker blir registrert, ivaretatt og arkivert etter gjeldende lover. Sikre at sensitive opplysninger, dokumentasjonsplikt og journalføring blir gjennomført etter gjeldende lover og forskrifter. Aktuell lovgiving er arkivloven med forskrift, kommuneloven, forvaltningsloven, offentligloven, personsopplysningsloven, helsepersonelloven, forskrift om pasientjournal.
- OMRÅDE
Skal brukes ved mottak / registrering / utsending av dokument / post fra enheten Etter § 2-6, første ledd i arkivforskriften er det journalføringsplikt for alle inngående og utgående dokument som etter §§ 2 og 3 i offentligloven blir regnet som saksdokument og blir brukt i saksfremstilling og har verdi som dokumentasjon.
- ANSVAR / GJENNOMFØRING
Visma Profil er godkjent elektronisk system som støtter Noark 4 standarden. Inngående post blir stemplet og påført journalnr. tilhørende postjournal i Profil. Dette blir gjort av merkantil personal ved HOT (Elektroniske epikriser og søknader blir skrevet ut på papir og sendt til den eininga det tilhører. Her blir den lagt i klientmappe – papirarkiv.?) Utgående brev – skrives i Profil – tilknyttes sak inngående brev ( søknad / klage ) (Ta ut på papir og legge i klientmappe )? |