|
1. Ansvar for tildeling og ajourhold av tilgangsrettigheter
Systemansvarlig for Websak i arkivtjenesten har ansvar for tildeling av tilganger. Dette skjer via skjema for bestilling av tilganger og utstyr som nyttes ved tilsettinger og endringer av ansettelser. Skjemaet skal ligge i personalmappen og har flere fastsatte interne mottakere, hvorav en er systemansvarlig Websak. Det er leder med personalansvar som foretar bestillingen. Skjemaet skal inneholde opplysninger om fullt navn, stillingsbetegnelse, administrativ tilhørighet, dato for tiltredelse og hvilke autorisasjoner som skal registreres på vedkommende. Ved slutt på arbeidsforhold skal sluttskjema nyttes. Det må inneholde sluttdato og hvilke systemer den ansatte har tilgang til. Bestilling av tilganger og endringer kan bare skje skriftlig. Tilganger og autorisasjon styrer hvilke type saker og arkivdeler en har tilgang til, dette for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. 2. Registringsrettigheter for saksbehandlere:
- Opprette saker
- Opprette journalposter
- Opprette merknad i sak
- Melde opp sak til politisk behandling/møte
- Slette feilregistrert journalpost som står i status R
- Gi tilgang til andre i egen sak
- Endre saksbehandler på egen sak eller journalpost
- Importerer epost fra Outlook inn i egen sak
- Eksportere e-post direkte til mottaker via egen funksjon som dokumenterer sendt pr epost
3. Registreringsrettigheter for ledere I tillegg til saksbehandlers rettigheter kan leder fordele saker innen avdelingen/enheten og har tilgang til enhetens restanser. 4. Konvertering av dokumenter til godkjent arkivformat Alle dokumenter blir konvertert til arkivformat PDF-A ved journalføring. Gjelder både inngående som er registrert og skannet, utgående som er satt til status F og epost som er importert. 5. Skanning av innkommet post Arkivtjenesten er ansvarlig for at alt arkivverdig post blir registrert, skannet og journalført i Websak. Kontrollen ved skanning består av:
- At alle sider blir skannet
- At kvaliteten er god nok
- At registrerte opplysninger stemmer med dokumentene
Dersom saksbehandler oppdager feilregistrering eller andre feil må arkivtjenesten straks varsles. Etter skanning blir dokumentene oppbevart i 1 år før de blir makulert. 5. Saksbehandlers ansvar for vedlikehold og kvalitetssikring av elektronisk arkiv:
Ferdigstille utgående dokumenter straks de er ferdig og sendt - til status F
Avslutte saker som er ferdigbehandlet. Gi arkivtjenesten beskjed via merknad - til ØA
Avskrive restanser fortløpende. Enten ved svar eller tatt til etterretning - TE Websak har egne "kurver" hvor saksbehandler kan følge med på disse oppgavene. Arkivtjenesten tar ut restanselister 2 ganger pr år for oppfølging. Avvik vil bli registrert via vårt kvalitetssikrings-system EQS. 6. Offentlighetsvurdering (Se 3.2. Websak - Offentlighetsvurdering av dokumenter.) |