|
Arkivordningen i kommunen bygger på fireårige arkivperioder. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådt i funksjon. Ved overgang til ny arkivperiode skal arkivet deles. Den praktiske gjennomføringen av delingen bør skje senest ett år etter at en arkivperiode er avsluttet, og skal gjøres på følgende måte: 1. Møtebøker: Innkallinger og møteprotokoller blir skrevet ut for hvert møte og satt i perm. Etter endt periode skal de bindes inn på forsvarlig måte og overføres til bortsettingsarkivet. Det må aldri limes eller tapes inn referater i protokoller. 2. Kopibøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn på en forsvarlig måte før de overføres til bortsettingsarkivet. 3. Postjournalen: Postjournal blir skrevet ut daglig og satt i perm, skal disse bindes inn på forsvarlig måte før den overføres til bortsettingsarkivet. 4. Saksarkivet: De avsluttede sakene fra siste arkivperiode skal skilles ut, pakkes i arkivbokser og overføres til bortsettingsarkivet. Hvis det er i hyppig bruk, kan bortsettingsmaterialet plasseres i et arkivskap i et kontorlokale. 5. Elevarkiv/spesialarkiv: I ungdomsskolen skilles mappene ut på elevkullet som har sluttet etter hvert skoleår og overføres til bortsettingsarkivet. Ved barneskolen skal mappen følge eleven over til ungdomsskolen. Imidlertid skal opplysninger om disiplinære forhold ikke overføres. Periodiseringen fører til at arkivet blir delt i tre: Dagligarkivet, som inneholder arkivdokumenter som har vært i bruk i inneværende arkivperiode. Bortsettingsarkivet, som inneholder arkivdokumenter som har vært i bruk i tidligere arkivperioder, men som ikke er avlevert til fjernarkivet. Fjernarkivet er siste stoppested for arkivdokumentene og felles for hele kommunen. |